Internationale Sociale Voorwaarden & Due Diligence

Wel of niet naar het WK-voetbal in Qatar? En als we gaan: welk statement maken we dan? Deze discussie blijft waarschijnlijk meer hangen bij de meeste Nederlanders dan het WK zelf. Op de late gelijkmaker van Wout Weghorst tegen Argentinië na wellicht. Het is een thema dat door de misstanden in Qatar weer opbloeit. Want als er in Qatar nog ‘moderne slavernij’ plaatsvindt, gebeurt dit op andere plekken ook. En wat doet de Rijksoverheid eigenlijk om bij te dragen aan een betere wereld?

In november 2022 is het manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen ondertekend. In dit manifest is afgesproken dat overheden op alle niveaus via opdrachtgeverschap en inkoop bijdragen aan de grote uitdagingen van deze tijd: bijvoorbeeld milieu, klimaat, circulaire economie en internationale sociale voorwaarden (ISV). Waar duurzaamheid en circulariteit een vaak gezien onderdeel binnen de inkoop is, geldt dat voor ISV wat minder. Toch blijkt uit de volgende case dat dit veel impact kan hebben op het aanbestedingsproces.

Internationale Sociale Voorwaarden

Wat zijn Internationale Sociale Voorwaarden eigenlijk? Met het toepassen van ISV richt de Rijksoverheid zich op het voorkomen en aanpakken van misstanden in de toeleveringsketen. Met focus op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en milieu. Het Rijk gebruikt hiervoor contracten waarin zij actie eist van haar leveranciers. Het doel is om risico’s in de internationale keten te verkleinen. Leveranciers moeten werken aan gerichte verbetering in hun keten door gepaste zorgvuldigheid, ook wel bekend als due diligence, toe te passen.

Om de toepassing van de ISV te verbeteren is er een uitvoeringsagenda ISV opgesteld door de Rijksoverheid. Hierin staan 19 acties beschreven om de toepassing van ISV in inkoop te verbeteren, onder andere door het verbreden van de toepassing van deze ISV. Dit betekent dat inschrijvers, die hier eerder nooit mee te maken hadden, dit plots terug kunnen vinden in aanbestedingsstukken. Sterker nog, de mogelijkheden worden momenteel onderzocht om ISV als selectie- of gunningscriterium in te zetten of zelfs verplicht te stellen.

ISV in de praktijk

Roger ondersteunde één van onze klanten bij een aanbesteding. Deze klant begeeft zich in de bedrijfskleding branche, één van de aangewezen risicocategorieën in de uitvoeringsagenda. Voor deze klant hebben we in het verleden meerdere opdrachten uitgevoerd. We waren ons dan ook bewust van het feit dat de toeleveringsketen een belangrijk onderdeel in aanbestedingen is. We zijn dit in eerdere aanbestedingen namelijk tegengekomen als onderdeel van een gunningscriterium of in het Programma van Eisen. Toch was de impact binnen de aanbesteding zelf altijd relatief klein.

Voor deze specifieke opdracht was dat anders. Onze klant moest aantonen dat hij structureel en aantoonbaar bezig was met het in kaart brengen van risico’s op het schenden van internationale sociale voorwaarden in de gehele productieketen en het verminderen van de risico’s hierop. Dit was als minimum eis opgesteld in de stukken. Als bewijs moest onze klant een verslag van het doorlopen due diligence proces indienen. Wat het extra uitdagend maakte, is dat we het due diligence document vroeg in het proces moesten indienen. Zonder aanlevering van dit document kon niet worden meegedaan aan de aanbesteding. De aanbestedende dienst moest het document goedkeuren.

We zien in dit geval dus dat due diligence wordt gebruikt als minimum eis. Heb je je zaakjes niet op orde, dan doe je niet mee. Dit komt overeen met de plannen van de Rijksoverheid om de toepassing van ISV te verbreden.

Het advies van Roger

Roger maakt altijd een uitgebreide checklist die we tijdens een kick-off bespreken. Hierin zetten we alle belangrijke zaken die we in de aanbestedingsstukken terugvinden. Ook maken we een overzicht van alle eisen en benodigde stukken, met bijbehorende deadlines en acties. Hiermee helpen we de klant met prioritering binnen het proces. Mede hierdoor was in een vroeg stadium duidelijk dat we hierop moesten acteren. Onze klant had, gelukkig, al de nodige informatie klaarliggen. Daarnaast was er binnen de organisatie focus en tijd om snel te handelen. Het due diligence document moest wel aan een aantal inhoudelijke eisen voldoen. Roger heeft ook een controlerende taak gehad om te bekijken of het document compleet was en aan alle eisen voldeed. We wilden voorkomen dat het document werd afgekeurd en we vertraging opliepen. Uiteindelijk lukte het om in een korte periode een compleet document in te dienen. De aanbestedende dienst keurde dit document snel goed! Onze klant kreeg geen op- of aanmerkingen terug. Het document voldeed.

Leerpunten en tips

• Controleer of je je als inschrijver bevindt in een van de ISV-risicocategorieën. Voorbeelden zijn: bedrijfskleding, energie, consumptieve dienstverlening en werkplekomgeving. Bij het inkopen van producten en diensten uit deze categorieën is het toepassen van de ISV verplicht. Let erop dat ISV steeds als zwaarder wegend onderdeel van een aanbesteding kan worden opgenomen.
• Zorg dat de leden van het tenderteam voldoende tijd gereserveerd hebben. Kies bijvoorbeeld voor een verantwoordelijke voor due diligence en betrek de organisatie indien nodig. Zo ben je als team in staat een dergelijke ‘verrassing’ direct op te pakken.
• Verdiep je in het opstellen van een due diligence verslag. Kijk bijvoorbeeld eens naar de handreiking due diligence, opgesteld door het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Nu tijd investeren kan enorme tijdswinst in een volgend aanbestedingsproces betekenen! Daarnaast is dit voordelig wanneer ISV als gunningscriterium of selectiecriterium meetelt.
• Let op dat het due diligence verslag ook ná gunning kan worden opgevraagd bij de winnende inschrijver. Maar wacht niet met het starten van de benodigde werkzaamheden tot de voorlopige gunning! Daarnaast stelt een aanbestedende dienst regelmatig dat de contractant dit document jaarlijks moet herzien. Neem dit mee in je aanbieding en zorg dat dit proces intern goed is ingeregeld.

Laat ons je helpen!

Kom je er niet uit of wil jij je optimaal voorbereiden op de volgende aanbesteding? Roger helpt je graag! Neem via onderstaand formulier contact met ons op!